GUIDE
年間行事予定を手帳に書き写さない方法
・トドク工房
4月のはじめ、配られた年間行事予定を見ながら、手帳に1つずつ書き写す。毎年のことですが、時間がかかり、写しまちがいも起こります。ここでは、職員室デスクで年間行事予定を取り込む方法を紹介します。
書き写しが大変な理由
- 量が多い1年分の行事を、手帳のカレンダーに1つずつ書くことになります。
- 何か所にも書く手帳の月の欄、週の欄、時間割のメモ……同じ行事を何度も書きます。
- 途中で変わる行事が動くと、書いたところを全部直すことになります。
取り込める形
職員室デスクのカレンダーには、次の形の年間行事予定を取り込めます。
- Excel（.xlsx）・CSV月が横に並ぶ表、カレンダーの形、1行ずつの一覧、「行事名」と「日程」の列がある表も読めます。
- PDF（文字の入ったもの）パソコンで作って PDF にしたものなら読めます。
- コピーした表の貼り付けうまく読めないときは、その表を選んでコピーし、貼り付けて取り込めます。
入れる行事を選べる
年間行事予定には、自分に関係のない行事も入っています。取り込むときに、カレンダーに入れる行事を選べます。祝日は最初から入っているので、入れ直す必要はありません。
半年ずつ・学期ごとのファイルでも
行事予定が半年ずつや学期ごとに配られる学校もあります。その場合は、ファイルを1つずつ続けて取り込めます。前に入れた行事は消えません。
取り込めないもの
- 紙をスキャンしただけの PDF文字の入っていない PDF は読み取れません。
- 古い Excel（.xls）Excel で開いて、.xlsx で保存し直すと読めます。
取り込んだあと
取り込んだ行事は、カレンダーだけでなく、時間割の表と「今日」の画面にも出ます。「来週どこの授業がつぶれるか」が時間割を見るだけで分かります。ほかに、外部のカレンダー（.ics ファイル）も読み込めます。